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2019-12-09 來源 :公益時報??作者 : 王勇
檔案管理知識科普讀物《基金會檔案實務百問》■ 本報記者 王勇
“不需要它時看不出來有什么用，需要時就萬分重要。”對于公益組織來說，檔案就扮演著這樣的角色。無論是項目執行、年報、評估，還是機構建設、信息公開等，都離不開檔案。
由于檔案意識不到位，檔案價值的隱蔽性、長期性，檔案工作的相對獨立性等多個原因，大多數公益組織的檔案管理工作還處于沒有專門制度、專人負責、專柜存放等狀態，更談不上檔案管理信息化。
對于一家希望能夠長期發展的公益組織，檔案工作不做好是不可能實現目標的。那么，如何才能做好檔案管理工作，公益組織收集檔案有哪些要求，檔案又應該發揮怎樣的作用?
11月22日，在由中國基金會發展論壇和內蒙古老牛慈善基金會(以下簡稱“老牛基金會”)聯合舉辦的“檔案：見證公益，助力發展”分享會上，來自檔案管理部門、基金會、行業組織的代表對此進行了回應與交流。
分享會上還發布了基金會檔案管理方面的實務手冊——《基金會檔案實務百問》。手冊除了介紹檔案工作相關概念、管理環節和參考標準外，還專門就檔案信息安全、檔案信息化發展趨勢和家族慈善檔案管理三個方面進行重點介紹。
檔案是機構發展的助推器
一般來說，公益組織的各項工作結束以后才會進行資料歸檔，檔案工作似乎與其他工作的成效之間沒有什么關系。
但實際上，“檔案工作是機構發展的助推器。”老牛基金會高級項目經理龐曉媛表示：“檔案工作與項目、財務、法務、品牌、人事、行政等多項業務工作都相互關聯，動態地為這些工作提供支持。”
對于這一點，曾經負責在北京春苗慈善基金會工作的羅璇深有感觸：“春苗的第一筆大額捐贈就是檔案帶來的。”
據羅璇介紹，春苗基金會曾經用一位捐贈人捐贈的50萬元救助了23個孩子。對于救助的每一個孩子，基金會都留下了詳實的救助檔案。
“每一個孩子的檔案都在60頁以上，當我把這23個孩子的所有檔案拿給捐贈人時，他震驚了。”羅璇表示，在提交了檔案之后基金會工作人員向他詢問了捐贈意向。第二年他就追加捐贈了200多萬元。
詳實的檔案就是業務成果的成績單，有了這份成績單，公益組織才能理直氣壯地面對捐贈人、受益人、監管部門和社會大眾。
除此之外，“檔案還是信息資產的托管所。公益組織所有活動的本質實際上是將資金這個顯性資產不斷轉化為信息這一無形資產的置換過程。”龐曉媛強調，檔案還是維權避險的防火墻，歷史記憶的存儲器。
從長時段來看，機構的發展傳承更是離不開檔案。“在公益機構里面有一個非常普遍的現象，流動性很大，每當人員變動的時候，檔案必然有流失。”羅璇表示。
沒有完善的檔案管理，對新員工不僅意味著難以了解機構熟悉環境，更是會直接帶來工作上的困境。
從一張紙到一個檔案館
檔案的重要性毋庸置疑，那么檔案工作是不是很難做呢?其實并不是，只要有檔案意識，公益組織的工作人員隨時都可以進行檔案工作。
2019年是老牛基金會成立的第15年，但老牛基金會收藏的第一份檔案卻是16年前關于老牛基金會創始人關于捐股成立基金會的備忘錄。
2003年6月，時任蒙牛集團董事長、總裁牛根生，黨委書記盧俊，副總裁、董事會秘書雷永勝，以及金杜律師事務所合伙人楊育紅律師共同討論蒙牛集團上市相關問題期間，牛根生提出：希望公司上市后將其持有蒙牛公司的全部股份捐贈出來，通過合法的方式和途徑回饋社會。
就是這份備忘錄，記錄了老牛基金會誕生最初的源頭。老牛基金會人事檔案部負責人任麗娟強調：“其實從身邊當下做起就可以，積累到以后，回頭看的時候，才會覺得它很重要。”
“我們每個人每個機構在記錄這些東西的時候，有可能不經意間就進入了歷史，從這個意義上，檔案工作的價值上就升華了。”廣東省和的慈善基金會秘書長、韶關市鄉村振興公益基金會理事長汪躍云表示，“要有一些長期主義的視角去看待這個事情。”
正是因為這種檔案意識，使老牛基金會格外重視檔案管理工作。牛根生對檔案工作，曾表示“二指寬的紙片兒會說話”，并提出將“天天要檔案，人人有檔案”的檔案收集意識和管理理念貫徹到每項具體工作中。
經過多年的建設，老牛基金會檔案室已收錄過萬件紙質文檔;先后通過了內蒙古自治區檔案工作一級測評，入圍了《呼和浩特市志·檔案志》收錄范圍。在此基礎上，基金會還開發了專門的檔案信息系統。
檔案管理的“訣竅”
隨著公益行業的發展，越來越多的公益機構認識到檔案工作的重要性。但是認識不等于做到，檔案管理究竟該如何做呢?
“我們是以解決現實工作的需要為出發點，以完成各種審核檢查任務為出發點，來收集和管理檔案工作，主要是我們的行政人員在負責。”廣東省綠芽鄉村婦女發展基金會秘書長鄒偉全表示。
針對社會組織的評估檢查都是有規范的，不需要另外去做自己的規范。“對于在經濟上或人力上沒有辦法太好去做檔案工作的機構，我覺得這兩個關鍵點抓住應該還是可以的。”鄒偉全表示。
如果要進一步完善檔案工作該如何做呢?
內蒙古師范大學客座教授、檔案局專家胡文亮為公益組織指出了一條路徑，他說：“你可以直接找所在地的檔案管理部門聯系，他們有為轄區各單位提供檔案指導、服務的職能。檔案管理部門會了解你們單位的實際情況、工作流程，結合國家的規范，跟你們共同制定一套你們單位的檔案管理方法。”
老牛基金會在進行檔案管理時就得到了呼和浩特市檔案局的重點指導。
在制定完善的檔案管理流程和工作標準基礎上，確保具體檔案管理工作從第一步開始就以專業化、標準化的要求進行開展。
更重要的是，公益組織應貫徹全程管理理念。“加強檔案工作與組織內其他工作的良性互動，將檔案收集、移交工作納入各項工作具體流程管控中，實現時時歸檔，而不是被動地接收滯后信息。”龐曉媛表示。
讓公益檔案活起來
檔案工作對于公益機構很重要，對公益行業同樣重要。“社會對我們這個行業了解比較少，認同比較少，如果沒有資料，沒有研究，沒有這些公共資產，大家更難去了解我們。”中國基金會發展論壇秘書長呂全斌表示。
因此，在機構加強自身檔案工作的同時，有必要讓這些檔案活起來，從而發揮更大的作用。“一個行業的資料存好了，我們究竟要怎么去用，怎么讓它發揮更大的價值?這一塊其實對我們行業整體來說是一個非常大的考驗。”任麗娟表示。
鄒偉全認為：“我們不能把這些東西都關在自己的屋子里面，我們希望它是可以分享的。不限于行業內的人去做，我們是要開放給公眾，也要開放給民間的或者是學術機構的研究者去把它運用起來。”
在這方面，洛克菲勒基金會的檔案中心已經做出了令人矚目的成就，他們不僅管理洛克菲勒基金會的檔案，還為其他的公益組織提供檔案管理服務。截至目前，其已經管理了超過1.17億頁的文檔、90萬張照片、1.8萬卷縮微膠卷、6000部影片的檔案，并開放給社會各界進行學習、研究。
在今年的國際檔案日，為響應國家號召、回應行業需求，中國基金會發展論壇開始籌備基金會檔案館項目，旨在搜集1949年以來的中國基金會為主的公益行業歷史資料。
中國的公益行業也開始行動起來，2019年11月22日，中國基金會發展論壇、老牛基金會等發起了共同倡議，力爭發揮各自優勢，倡導推動行業檔案建設工作，提升行業檔案建設整體水平。同時倡議共建行業檔案館，搭建平臺、保存史料、整合資源、共享信息。
福建恒申慈善基金會、廣東省和的慈善基金會、廣東省綠芽鄉村婦女發展基金會、老牛基金會和上海真愛夢想公益基金會等公益組織以身示范，為基金會檔案館捐贈了檔案資料。
公益檔案是行業的財富，也是社會的財富。檔案專題分享會是一個良好的開始，開啟了檔案建設的話題，希望由此基金會行業更加重視檔案，“檔案見證公益，檔案助力發展”，不是一句口號，而是千百個公益組織共同的行動。
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1. 目前，我國檔案法規標準體系的建設情況如何?
從國家檔案局官方網站上的“法規標準庫”一欄可以看出，我國的檔案法規標準主要由檔案法律、行政法規、部門規章、規范性文件、地方性法規和各類檔案標準組成。從實際應用和增長速度上看，檔案規范性文件和檔案標準在指導實際工作和發布數量上居于主導地位。
2. 目前，我國慈善行業的檔案法規標準的建設情況如何?
今年7月份，中國慈善聯合會發布了關于征求《慈善組織檔案管理規范》、《慈善組織項目管理規范》兩項團體標準意見的函，但正式發布時間尚未可知。由此可以看出，我國慈善行業的檔案法規標準工作任重而道遠。
3. 慈善機構在制定檔案標準時，應注意哪些問題?
慈善機構在籌劃和制定慈善檔案相關標準工作中，應在國家檔案法律法規和相關標準的基礎上，針對慈善機構類型多樣、管理模式復雜等行業特點，對標準的應用范圍和目標進行綜合性考量。在建立慈善檔案標準體系框架基礎上，分階段、分層次地逐步開展慈善檔案標準制定工作。
(據《基金會檔案實務百問》)
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